Reception & Office Operations (w/m/d)

Bei Instagrid bist du Teil der Clean-Tech-Revolution: Du bringst reine Energie in deine Region, unterstützt professionelle Anwender beim Umstieg von Verbrennungsgeneratoren und ermöglichst ihnen eine sichere, effiziente, saubere und leise Energielösung.

Als Reception & Office Operations (w/m/d) stellst du den reibungslosen Betrieb unseres Empfangs-, Meeting- und Gemeinschaftsbereichs sicher. Du übernimmst standardisierte, wiederkehrende operative Aufgaben und entlastest damit zentrale Funktionen im Unternehmen. Durch die klare Trennung von Ausführung und Koordination schaffst du eine verlässliche Basis für den täglichen Office-Betrieb und unterstützt einen strukturierten und professionellen Arbeitsalltag.

Empfang & Besucherorganisation

• Du stellst einen dauerhaft besetzten Empfangsbereich sicher

• Du begrüßt und registrierst Besucher gemäß definierter Vorgaben

• Du betreust Gäste vor Ort und unterstützt bei Wegleitung sowie organisatorischen Fragen

• Du bereitest Meetingräume nach festgelegten Standards vor und nach

• Du kommunizierst mit internationalen Besuchern auf Deutsch und Englisch

Office-Betrieb & Housekeeping (operativ)

• Du führst laufende, betriebsrelevante Tätigkeiten im Office-Umfeld aus

• Du sorgst für Ordnung, Sauberkeit und Funktionsfähigkeit in Empfangs-, Meeting- und Gemeinschaftsbereichen

• Du kontrollierst, füllst nach und stellst Verbrauchsmaterialien wie Küchen-, Getränke- und Bürobedarf bereit

• Du setzt wiederkehrende Aufgaben nach klar definierten Arbeitsanweisungen um

Administrative Grundversorgung

• Du bearbeitest die ein- und ausgehende Post

• Du übernimmst einfache administrative Tätigkeiten wie Bestellungen nach Freigabe, Ablage und Zuarbeiten

• Du hältst bestehende Prozesse ein und eskalierst Abweichungen ohne Entscheidungs- oder Prozessverantwortung

Arbeitszeiten

• Du arbeitest 38 Stunden pro Woche von Montag bis Freitag

• Du bist ab 8.00 Uhr morgens vor Ort präsent

• Du zeigst Flexibilität bei Veranstaltungen oder Sonderterminen nach Bedarf

• Abgeschlossene Ausbildung oder relevante Berufserfahrung im Service, Office-Umfeld, Hotellerie oder Gastronomie

• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse für den operativen Arbeitsalltag

• Grundlegende Anwenderkenntnisse in MS Office Word, Excel und Outlook

• Hohe Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit und Verbindlichkeit

• Sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise

• Bereitschaft zur Arbeit nach klar definierten Abläufen

• Professionelles, sachliches und freundliches Auftreten

Deine Benefits

• 30 Urlaubstage plus 5 Sonderurlaubstage und 5 Baby-Leave-Tage

• Wir übernehmen das Deutschlandticket für dich

• Zuschuss zur Urban Sports Club Mitgliedschaft

• Rabatte bei nachhaltigen Online-Shops

• Freie Wahl deines Betriebssystems (MacOS oder Windows)

• Arbeite in einem Unternehmen an der Spitze der Innovation

Das sind wir

Pure instant power. Anywhere. Wir haben die weltweit fortschrittlichste tragbare Energieversorgungslösung entwickelt und ermöglichen unseren Kunden dadurch nicht nur mehr Freiheit in der Gestaltung ihrer Arbeitsabläufe, sondern sorgen auch für eine sauberere Luft und gesündere Arbeitsbedingungen. Mit dir möchten wir eine Welt erschaffen, in der innovative Technologien und Nachhaltigkeit miteinander kombiniert werden. Was uns antreibt ist unsere Neugier und der Wunsch, unsere Welt sauberer zu hinterlassen, als wir sie vorgefunden haben. Werde Teil der #InstaCrew and ermögliche gemeinsam mit uns, dass Verbrennungsgeneratoren durch sauberere Alternativen ersetzt werden. Was wir bis jetzt erreicht haben ist nämlich erst der Anfang.

Instagrid glaubt an die Überlegenheit von vielfältigen, diversen Teams. Deshalb lehnen wir nicht nur strikt jede Form von Diskriminierung ab, sondern suchen aktiv nach den besten Mitarbeitenden jeden Geschlechts oder Alters, jeder Religionszugehörigkeit, ethnischen Herkunft oder sexuellen Orientierung. Wir gehen wertschätzend miteinander um und sind dankbar für die individuellen Beträge, die uns unserem gemeinsamen Ziel näherbringen.

Hört sich an wie du? Wir freuen uns auf deine Bewerbung!