Reception & Office Operations (w/m/d)

Wir gehören zu den erfolgreichsten Unternehmen in Ludwigsburg – international aufgestellt, mit einem modernen Standort und einem Office-Team, das sich als Gastgeber versteht: Wir schaffen den Rahmen, in dem alle ihr Bestes geben können.

Als Reception & Office Operations (w/m/d) bist du die erste Person, die jeder sieht – Besucher, Kollegen, Kandidaten, Partner. Du setzt den Ton: durch echtes Interesse an Menschen, einen warmen Empfang und einen Betrieb, der läuft. Du magst Menschen – nicht weil es im Profil steht, sondern weil ein gelungener Empfang dir echte Freude macht. Diese Rolle verlangt: Präsenz, Präzision – und Freude daran, dass sich jeder Moment für unsere Gäste richtig anfühlt.

Dein Impact

Empfang & Besucher

• Herzlicher Empfang – jeder fühlt sich vom ersten Moment willkommen

• Registrierung und Begleitung von Gästen nach definierten Standards

• Kommunikation auf Deutsch und Englisch mit internationalen Gästen

• Vor- und Nachbereitung von Meetingräumen

Office-Betrieb & Housekeeping

• Ordnung, Sauberkeit und Funktionsfähigkeit in allen Gemeinschaftsbereichen

• Kontrolle und Nachfüllen von Verbrauchsmaterialien

• Zuverlässige Umsetzung wiederkehrender Aufgaben nach klaren Anweisungen

Administrative Grundversorgung

• Post, Bestellungen, Ablage und Zuarbeiten

• Verlässliche Prozesseinhaltung als Basis für reibungslosen Betrieb

• Echte Freude am Umgang mit Menschen – das ist die Grundlage dieser Rolle

• Eigenverantwortung – Team und Gäste können sich auf dich verlassen

• Ein Auge für Details – du siehst, was gebraucht wird, bevor jemand fragt

• Ausgeprägter Ordnungssinn – gepflegtes Umfeld ist dir wichtig

• Offene Kommunikation – du teilst Infos proaktiv und rechtzeitig

• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse

• Erfahrung im Service-, Office-, Hotellerie- oder Gastronomiebereich – oder als Werkstudent/in

• Grundkenntnisse MS Office (Word, Excel, Outlook)

• Quereinstieg willkommen – entscheidend ist die Motivation

Arbeitszeit & Modelle

Die Stelle deckt unsere Empfangszeiten montags bis donnerstags von 07:45 bis 16:30 Uhr und freitags bis 15:30 Uhr ab. Wie das konkret aussieht – ob in Teilzeit mit geteilten Schichten, als Teillösung mit festen Tagen oder in Vollzeit – besprechen wir gemeinsam. Uns ist wichtig, dass es für beide Seiten passt.

Deine Benefits

• Überdurchschnittliche Vergütung, abgestimmt auf dein Modell und deine Erfahrung

• 30 Urlaubstage plus 5 Sonderurlaubstage und 5 Baby-Leave-Tage – anteilig je nach Arbeitszeitmodell

• Deutschlandticket – vollständig von uns übernommen

• MacBook als dein Arbeitsgerät

• Zuschuss zur Urban Sports Club Mitgliedschaft

• Moderne Arbeitsumgebung am Instagrid-Standort in Ludwigsburg

• Rabatte bei nachhaltigen Online-Shops

• Ein Unternehmen an der Spitze der Clean-Tech-Innovation – und ein Team, in dem du dich von Tag eins wohlfühlst

Das ist Instagrid

Pure instant power. Anywhere. Wir entwickeln die weltweit fortschrittlichsten mobilen Energiesysteme und schaffen damit neue Freiheit für die Art und Weise, wie Menschen arbeiten. Gemeinsam mit dir gestalten wir eine Zukunft, in der moderne Technologie und ökologische Verantwortung Hand in Hand gehen und nachhaltige Wirkung entfalten. Getrieben von Neugier und dem Anspruch, die Welt von morgen sauberer zu hinterlassen als die von gestern, treiben wir den Wandel von Verbrennungsgeneratoren hin zu einer sauberen Alternative voran – schnell, messbar und mit echtem Impact. Was wir bisher erreicht haben, ist erst der Anfang.

Bei Instagrid stehen wir für echte Chancengleichheit, denn wir glauben an die Stärke vielfältiger Teams. Wir schätzen Diversität nicht nur, wir suchen aktiv nach den besten Talenten – unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Alter, Religion, sexueller Orientierung oder Nationalität. Wir arbeiten als Team, begegnen uns mit Respekt und schätzen unterschiedliche Perspektiven, um gemeinsam Großes zu erreichen.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!